القسم الأول. الصفات التجارية والشخصية للسكرتير المساعد. 5

مقدمة 5

الفصل الأول: ما يجب أن يعرفه السكرتير ويكون قادرًا على فعله 7

الفصل الثاني. مسؤوليات الوظيفة 9

الفصل 3. صورة السكرتير المساعد. أحد عشر

الفصل الرابع: الصفات المهنية والشخصية لمساعد المدير 12

الاستنتاج 15

القسم الثاني. حفظ ملف في برنامج Word والبحث عنه"هـ 17

مقدمة 17

الفصل 1. حفظ ملف 18

§1.1. إنشاء مجلد جديد. 19

§1.2. تغيير اسم وموقع تخزين المستند. 20

§1.3. خيارات الحفظ الأخرى 20

§1.4. النسخ الاحتياطية للمستندات 20

1.5. الحفظ السريع 21

§1.6. حفظ مستند بتنسيق مختلف. 22

الفصل 2. العثور على ملف. 25

§ 2.1. كيفية العثور على الوثيقة 25

§2.2. استخدام زر التحديد للبحث عن الملفات. 27

§2.3. خيارات البحث الأخرى. ثلاثون

الاستنتاج 32

قائمة الأدبيات المستخدمة 33

القسم الأول. الصفات التجارية والشخصية للسكرتير المساعد.

يفهم علم النفس الحديث الشخصية على أنها نظام مستقل إلى حد ما ومستقر للخصائص النفسية الفردية ذات الأهمية الاجتماعية للشخص الذي يجعله هكذا تمامًا وليس الآخرين، ويحدد وعيه الذاتي وسلوكه وقدراته وإبداعه وموقفه تجاه نفسه والآخرين. باختصار - مظهره بالكامل ومستوى تطلعاته وسلوكه الفعلي. يتم تحديد هذه الخصائص من خلال الخصائص الطبيعية للأشخاص، على سبيل المثال، العمر والجنس والمزاج وما إلى ذلك، واحتياجاتهم الحالية واهتماماتهم وتوجهاتهم القيمية وأدوارهم الاجتماعية في المجتمع، ولكن في نفس الوقت، وخبرة الحياة السابقة المكتسبة من خلال اكتسابهم المعرفة والمهارات والعادات وثقافة الأجيال السابقة والتقاليد العائلية وما إلى ذلك.

بناءً على البيانات الواردة من الطبيعة (وتصحيحها قليلاً إذا لزم الأمر)، يمكنك تكوين نفسك كفرد قادر على إتقان المهنة المرغوبة، وإفادة المجتمع ونفسك، والحصول على الرضا عن العمل المنجز. كل ما سبق ينطبق بالكامل على مهنة السكرتير.

نحن نتحدث عن سكرتير مؤسسة أو مؤسسة أو تنظيم أي شكل من أشكال الأعمال. هذه المهنة شائعة جدًا في جميع أنحاء العالم، خاصة بين الفتيات والشابات، لكن عددًا لا بأس به من الرجال يعملون أيضًا في أعمال السكرتارية. في الخارج، يعتبر منصب سكرتير الشركة للشاب مرموقًا ويدفع له أجرًا مرتفعًا جدًا. تتزايد شعبية هذه المهنة في روسيا الحديثة بسبب الانتقال إلى اقتصاد السوق وظهور كتلة من الأعمال الجديدة والهياكل الأخرى. ولكن في الوقت نفسه، فإن مستوى المتطلبات المهنية وغيرها من المتطلبات لشخصية السكرتير آخذ في الازدياد.

السكرتير هو وجه المؤسسة. يتم الحكم على الشركة من خلال عمله وسلوكه. يجب أن يلتزم السكرتير بـ "أسلوب الشركات التجارية". الدقة والكفاءة والصحة والكفاءة والإيجاز والأدب وحسن النية - هذه هي مبادئه الأساسية ويجب مراعاتها في عمله.

الفصل 1. ما يجب أن يعرفه السكرتير ويكون قادرًا على فعله.

يجب على السكرتير المساعد يعرف:

الأساس القانوني للإدارة:

القانون الإداري وقانون العمل والاقتصاد؛ القوانين التشريعية والتنظيمية التي تحدد إجراءات تشغيل المنظمة من النوع الذي تعمل فيه؛

أساسيات الإدارة:

نظام السلطات والإدارة في الدولة وفي منطقتها، مبادئ تنظيم الدولة والمنظمات العامة والتعاونية والخاصة؛ الصناعة التي يعمل فيها، وترابط الوظائف والمهام، وهيكل المنظمة التي يعمل فيها، وارتباطاتها الرأسية والأفقية؛ أساسيات الإدارة؛ أساسيات التنظيم العلمي للعمل الإداري: الوثائق المعيارية والمنهجية المتعلقة بالمعلومات ودعم التوثيق للأنشطة الإدارية؛ الحوسبة والتكنولوجيا التنظيمية. أساسيات علم النفس الاجتماعي العام. أساسيات علم الجمال والأخلاق. العمل المكتبي: طرق إنشاء ومعالجة المستندات، وتنظيم العمل مع المستندات؛ خدمة بدون وثائق؛ مادة أرشيفية.

وبناء على هذه المعرفة يجب أن يكون السكرتير قادرا على:

ضمان العمل الفعال للمدير، وتقديم المساعدة في التخطيط ليوم العمل؛ تنظيم مكان عمل المدير؛ الحفاظ على السيطرة في الوقت المناسب على تعليمات الإدارة؛ تنظيم خدمات المعلومات للمدير (الشركة)؛ وثائقي؛ غير وثائقي - القدرة على العمل مع الدوريات (إعداد المراجعات الصحفية)، وتنظيم استقبال الزوار؛ إقامة اتصالات. تنظيم وضمان عمل الاجتماع؛ إعداد وتنفيذ المستندات باستخدام جهاز الكمبيوتر؛ استخدام جهاز كمبيوتر شخصي، وتكون قادرة على استخدام قواعد البيانات، بما في ذلك. عن بعد (باستخدام جهاز كمبيوتر)؛ إعادة إنتاج الوثائق على الفور؛ ضمان النقل السريع للمعلومات باستخدام وسائل الاتصال (بما في ذلك الفاكس والبريد الإلكتروني)؛ العمل مع المستندات: استلام وإرسال ومعالجة المستندات الأولية والتوزيع والتسجيل والتحكم والمعلومات والعمل المرجعي على المستندات والتخزين الحالي والتدمير؛ الحفاظ على الأرشيف.

ما يجب أن يعرفه السكرتير ويكون قادرًا على فعله محدد في وصف مؤهل.

إن خاصية التأهيل هي وثيقة معيارية تحدد ما يجب أن يفعله موظف معين في وظيفته، وما يجب أن يعرفه ويكون قادرًا على القيام به من أجل ذلك، وما يجب أن يكون عليه مستوى تدريبه.

الفصل 2. مسؤوليات الوظيفة.

يؤدي وظائف فنية لضمان والحفاظ على عمل رئيس المؤسسة (أو القسم). يتلقى المعلومات اللازمة للمدير من الإدارات أو فناني الأداء، ويستدعي الموظفين بناء على تعليماته. - تنظيم المحادثات الهاتفية للمدير، واستقبال وإرسال الرسائل الهاتفية، وتسجيل الرسائل المستلمة في غيابه، وعرض محتواها على المدير. يتولى العمل على إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير - (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد الاجتماع ومكانه وجدول أعماله، وتسجيلهم)، والاحتفاظ بالمحاضر وتدوينها. يزود مكان عمل المدير باللوازم المكتبية، والمعدات التنظيمية، ويهيئ الظروف الملائمة لعمله الفعال. ينقل ويستقبل المعلومات عبر أجهزة الاتصال الداخلي، ويطبع المواد المختلفة حسب توجيهات المدير. يقوم بأعمال التوثيق، ويقبل المراسلات الواردة باسم المدير، وينظمها وفقا للإجراء المعتمد في المؤسسة، وبعد مراجعتها، ينقلها إلى رؤساء الأقسام أو فنانين محددين لاستخدامها في عملية عملهم، أو لإعداد الرد، يراقب المواعيد النهائية لتنفيذ تعليمات المدير وفقا للبيانات الشخصية للمواطنين. ينظم استقبال الزوار مع إظهار اللباقة والاهتمام بهم، ويسهل النظر الفوري في طلبات واقتراحات الموظفين، وتشكيل الملفات وفقا لتسمية الحالات المعتمدة، وضمان سلامتهم وتقديمها إلى الأرشيف في المواعيد النهائية المحددة، التسجيل (بما في ذلك الطباعة) وتوزيع الوثائق الإدارية والرسائل والبرقيات والرسائل الهاتفية والفاكسات وما إلى ذلك، والتحضير بتوجيه من المدير والتنسيق مع الوحدات الهيكلية لمشاريع الأوامر الفردية والشهادات والرسائل وشهادات السفر وغيرها من الوثائق ; تحليل شهادات وتقارير الوحدات الهيكلية مع الاستنتاجات والمقترحات بشأنها؛ إعداد وتوزيع المواد في الوقت المناسب للاجتماعات والمؤتمرات والندوات والاجتماعات والمؤتمرات؛ السيطرة على تنفيذ قرارات الإدارة ؛ تنظيم العروض التقديمية وحفلات الاستقبال الخاصة للضيوف؛ السيطرة على الأعياد واحتفالات الذكرى السنوية؛ جمع المعلومات التجارية وتلخيصها بناء على تعليمات المدير؛ جمع المواد اللازمة لتقارير وخطب القائد؛ الحفاظ على الجداول الزمنية.

من أجل تحديد المسؤوليات الوظيفية للسكرتير بوضوح، عليك أن تعرف من الذي نتحدث عنه بالضبط. بعد كل شيء، يمكن أن ينظر إليها من عدة زوايا. المعروف، على سبيل المثال، هو مساعد سكرتير كموظف مكتب، وأمين عام كرئيس (رئيس) لمنظمة معينة، ووزير خارجية كموظف مدني، وسكرتير كشخص دبلوماسي، وسكرتير مدير كموظف الموظف والخيارات الأخرى. في أغلب الأحيان، عند ذكر هذا المنصب، فإنهم يقصدون الموظف الذي ينفذ المهام (المهام) لكل من مدير المؤسسة والرؤساء الفرديين لأقسامها الهيكلية. وتبين أن المسؤوليات الوظيفية للسكرتير في هذه الحالة تقتصر على القيام بمهام لمرة واحدة لحل المشكلات التنظيمية والفنية.

ما يجب أن يعرفه السكرتير ويفعله

يجب على السكرتير القيام بالمهام التالية بشكل يومي:

1. تلقي المعلومات من المرؤوسين لنقلها إلى المدير.
2. تنظيم الاتصالات الهاتفية للمدير. في حالة غيابه، تلقي المعلومات ثم عرضها على المدير.
3. تلقي وحفظ سجلات الرسائل الهاتفية.
4. تهيئة الظروف للعمل العادي للمدير: مراقبة الحاجة إلى القرطاسية والمعدات المكتبية.
5. المساعدة في تنظيم اجتماعات واجتماعات الإنتاج. إبلاغ المشاركين بتاريخ ومكان ووقت الحدث. جمع المواد اللازمة والتأكد من حضور الحاضرين وتدوين محضر الاجتماع.
6. القيام بالأعمال المكتبية في المؤسسة. للقيام بذلك، يجب على السكرتير تلقي وتنظيم المراسلات الواردة وتقديمها للنظر فيها من قبل الإدارة. ثم، على أساس التأشيرة المفروضة، قم بتسليم المستندات إلى المنفذين مقابل التوقيع. ويتضمن السكرتير أيضًا مراقبة التقدم والتوقيت ونتائج تنفيذها.
7. القيام بطباعة واستنساخ المستندات.
8. تنظيم استقبال الزوار لرئيس الشركة، وإذا أمكن، تهيئة الظروف لحل المشكلات بسرعة.

من أجل أداء هذه الواجبات التي تبدو بسيطة للسكرتير، يجب على الموظف أن يعرف:

• الإدارة الكاملة للمؤسسة وأقسامها الهيكلية ؛
• الميثاق والموظفين وهيكل المؤسسة وملفها الشخصي وآفاق التطوير والتخصص ؛
• الوثائق التنظيمية لحفظ السجلات بشكل سليم؛
• قواعد استخدام المعدات المكتبية والاتصالات؛
• VTR، وقواعد السلامة والصحة المهنية، والسلامة من الحرائق والصرف الصحي الصناعي؛
• قواعد تنظيم العمل في مكان العمل؛
• الأفعال المعيارية والقانونية والأوامر والقرارات واللوائح المتعلقة بالتخطيط والمحاسبة وإدارة جودة العمل المنجز.

تفاصيل كاتب

إذا كنا نتحدث عن تخصص أكثر تحديدا وضيقا، فإن الوضع مختلف إلى حد ما. خذ، على سبيل المثال، المسمى الوظيفي نفسه يحدد بوضوح جانب العمل الذي يتم تنفيذه. عادةً ما يكون لدى كل مؤسسة بالفعل وصف وظيفي يحدد مجالات نشاط أخصائي إدارة المكاتب. إذا لم يكن هناك مثل هذه التعليمات، فمن الأفضل إنشائه. للقيام بذلك، يجب عليك استخدام دليل التأهيل، الذي يحتوي على عينات تقريبية. بعد ذلك، يجب تعديل الإصدار القياسي لمؤسسة معينة، مع مراعاة التفاصيل والميزات الداخلية. بشكل عام، يجب أن تتضمن واجبات السكرتير الكاتب بوضوح ثلاثة مجالات رئيسية:

1. العمل مع المراسلات. استلامها ومعالجتها بالطرق الحديثة وإرسالها في الوقت المحدد.
2. الصيانة الصحيحة للوثائق الداخلية.
3. التسجيل والمحاسبة الصارمة ونقل المستندات إلى الأرشيف للتخزين.

خصوصيات عمل المرجع

تقدم بعض الشركات منصبًا يتضمن مجموعة واسعة من المسؤوليات: من "مكتب المعلومات" إلى "مساعد المدير". يجب أن يتمتع مثل هذا المتخصص بمعرفة متعددة الاستخدامات وقيادة جيدة للموقف. تم توسيع المسؤوليات الوظيفية للسكرتير المساعد بشكل طفيف بسبب زيادة الصلاحيات. بشكل عام، هذا هو العمل المعتاد للسكرتير، ولكن كلمة "المرجع" تضيف بعض الإضافات إلى القائمة القياسية. على وجه الخصوص، يمكن للسكرتير المساعد أن يستقبل الزوار بشكل مستقل بشأن قضايا معينة. بامتلاكه معلومات معينة، فهو قادر على اتخاذ القرارات بشكل مستقل. بالإضافة إلى ذلك، يقوم المساعد بتنفيذ التعليمات المسؤولة من المدير فيما يتعلق بالأنشطة الاقتصادية للمنظمة (المؤسسة). في بعض الأحيان يتم تكليف مساعد السكرتير بواجبات، ويتم ذلك فقط عندما يسمح له الحجم الإجمالي للعمل بأداء واجبات إضافية.

24 أبريل هو اليوم العالمي للسكرتير. تم الاحتفال بهذه العطلة لأول مرة في الولايات المتحدة في عام 1952 بفضل جهود الدعاية في نيويورك هاري كليمفوس. في نسخة أوسع، هذه عطلة لجميع العاملين الإداريين - مديري المكاتب، والاختزال، والمساعدين التنفيذيين، وما إلى ذلك. وفقًا للإحصاءات، يعد الأمناء من بين المهن الخمس الأكثر طلبًا وشعبية في العالم.

يطلق على الأمناء اسم "المرشحات"، وهذا يعكس جوهر عملهم. تتمثل الواجبات الكلاسيكية للسكرتير في تلقي المكالمات ومقابلة الزوار والعمل مع المستندات وإعداد الشاي والقهوة. اعتمادًا على سكرتيره، فإنه يقوم بتصفية وإعادة توزيع التدفق المناسب (الأشخاص، الرسائل، المكالمات، وما إلى ذلك).

أنواع السكرتيرات

السكرتير هو دائمًا مساعد لمكتب أو قسم أو رئيس. ولذلك، هناك العديد من أنواع السكرتيرات المختلفة حسب نطاق أنشطتهم. في كثير من الأحيان تكون وظائف الأمناء المختلفين مختلطة للغاية بحيث يصعب تحديد النوع الذي ينتمي إليه موظف معين. ولكن، في الواقع، هناك اتجاهان رئيسيان لهذا العمل: سكرتير الاستقبال والسكرتير المساعد. والباقي مجرد مشتقات منهم.

سكرتير استقبال (الاستقبال) موظف إداري بالمكتب. فهو يلتقي بالزوار ويقدم لهم الشاي/القهوة (إذا كان هذا معتادًا في الشركة)، ويكون مسؤولاً عن المكالمات الواردة على الهاتف العام للمنظمة، ويعمل مع السعاة، ويوزع المراسلات. والآن تم الاستيلاء على بعض وظائف السكرتير على الهاتف من خلال روبوتات الرد، والتي تقوم بتوجيه مكالمة العميل إلى المختص المناسب عن طريق اختياره من قائمة الهاتف. موظف الاستقبال هو الشخص الذي يرحب بك أولاً عند دخولك المكتب. في بعض الشركات، قد يكون لدى موظف الاستقبال مسؤوليات إضافية في شكل ضمان عمل المكتب (طلب المياه والقرطاسية)، وطلب التذاكر وإصدار التأشيرات للموظفين.

مساعد سكرتير هو سكرتير المدير. في الآونة الأخيرة، في سوق العمل، يُطلق على هذا المنصب في كثير من الأحيان اسم "المساعد التنفيذي" أو "المساعد التنفيذي". إذا كان سكرتير الاستقبال يقوم بالأعمال الإدارية للمكتب بأكمله، فإن السكرتير المساعد يساعد مديره فقط. وتشمل مسؤولياته مقابلة الزوار في منطقة استقبال الرئيس، وإعداد الشاي والقهوة، والعمل مع المراسلات، والرد على المكالمات. السكرتير المساعد يملك جدول رئيسه. اعتمادًا على حجم وهيكل المنظمة، يمكن أن تختلف واجبات السكرتير من مجرد كونه مرشحًا عند مدخل منطقة الاستقبال إلى كونه مساعدًا شخصيًا للمدير. على أية حال، فإن مستوى مسؤولية السكرتير المساعد أعلى بكثير من مستوى مسئولية موظف الاستقبال. وأيضًا، نظرًا لطبيعة عمله، غالبًا ما يمتلك المراجع معلومات سرية. في بعض الأحيان يتعامل مساعد المدير أيضًا مع الأمور المتعلقة بعلاقات رئيسه العائلية والشخصية.

مواصفات المهنة

من المعتاد ربط مهنة السكرتير بمن يرحبون بك بابتسامة. وبالفعل فإن الغالبية العظمى من هذا المنصب تشغله النساء، وذلك لقدرتهن على تحمل العمل الرتيب، ليكونن مهذبات ومتعاونات. بالإضافة إلى ذلك، فإن عمل السكرتير هو دائما لعبة على الهامش، وهو أمر غير مقبول بالنسبة لمعظم الرجال. يجب أن يفهم الشخص أنه سيكون دائما في الظل، وسوف تذهب الغار إلى القائد. ومع ذلك، يرغب المديرون بشكل متزايد في رؤية الرجال كمساعدين شخصيين يمكنهم أن يصبحوا شركاء عمل ممتازين وزملاء موثوقين.

السكرتيرة هي وجه المكتب، والعديد من الشركات تريد أن يكون هذا الوجه جميلاً. ولذلك فإن البيانات الخارجية والعمر الصغير من الخصائص المهمة للعمل. يحدث أن السيدات في سن محترمة، مشهورة بصفاتها التجارية، تعمل كسكرتيرات. ولكن هذه حالات خاصة، نموذجية بشكل رئيسي للمدير والسكرتير، الذين عملوا معا لفترة طويلة. يتطلب العمل أيضًا التواصل الاجتماعي والانفتاح والود والرقة وثقافة التواصل. يجب أن يتصرف السكرتير بطريقة تجعل العميل يشعر بأن الشركة ستبذل قصارى جهدها لحل مشكلته. من حيث المهنة، يتواصل السكرتير مع مجموعة متنوعة من الأشخاص ويجب أن يظل مهذبًا في أي موقف. إذا كنت خجولًا، وتجد صعوبة في التواصل، وتبتسم للغرباء، فهذه الوظيفة بالتأكيد ليست مناسبة لك. من بين أمور أخرى، يحتاج السكرتير إلى ضبط النفس والاستقرار العاطفي، والقدرة على الحفاظ على الهدوء والتماسك. من بين الصفات التجارية، يعد التنظيم والانتباه والانضباط والذاكرة الجيدة والسمع والإلقاء الواضح ومعرفة القراءة والكتابة وأحيانًا معرفة اللغات الأجنبية أمرًا مهمًا.

عند الاستعداد، كن مستعدًا لساعات العمل الطويلة والعمل الإضافي المتكرر. إذا كنت سكرتيرًا للمكتب (موظف استقبال)، فأنت أول من يصل وآخر من يغادر. إذا كنت مساعدًا تنفيذيًا، فإن جدولك الزمني يعتمد كليًا على جدول رئيسك في العمل، والذي غالبًا ما يمتد إلى ما بعد يوم العمل العادي.

سكرتير التعليم

للعمل كسكرتيرة، في معظم الحالات، لا تحتاج إلى الحصول على التعليم العالي، يكفي إكمال الدورات المتخصصة. يقدم العديد من أصحاب العمل التدريب في الموقع. لكن الشهادة الجامعية ستمنحك ميزة جيدة عند التقدم لوظيفة. ومن الجيد أيضًا أن تفهم المجال الذي تعمل فيه الشركة.

يجب أن يكون السكرتير واثقًا من استخدام الكمبيوتر والمعدات المكتبية، وأن يكون قادرًا على التعامل مع المستندات، والاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات. ومن بين الخصائص الضرورية أيضًا معرفة القراءة والكتابة والتواصل الشفهي والكتابي الجيد ومعرفة الآداب والمستوى الثقافي العام العالي.

أين العمل

كل شركة لديها سكرتيرة بشكل أو بآخر. سوق العمل في هذا الاتجاه مليء بالعروض. كن مستعدًا لحقيقة أنه في الشركات الصغيرة سيتم خلط وظائف السكرتير مع بعض الأعمال الأخرى، وسيتعين عليك الجمع بين كل هذه الأنشطة. في المنظمات الكبيرة، كقاعدة عامة، يتم توضيح واجبات السكرتير بوضوح تام.

راتب سكرتير

وبما أن عمل السكرتارية لا يتطلب معرفة ومهارات خاصة، فلا يمكنك الاعتماد على راتب مرتفع. متوسط ​​​​راتب موظف الاستقبال في موسكو هو 29000 روبل، في المنطقة - 24000 روبل. يتمتع السكرتير المساعد بدرجة أعلى من المسؤولية، وبالتالي يتلقى المزيد. متوسط ​​الأرقام لموسكو هو 37000 روبل، لمنطقة موسكو – 31000 روبل. للمقارنة، على سبيل المثال، في سمارة 21000 روبل (موظف استقبال) و 20000 روبل (مرجع)، في يكاترينبرج 19000 و 22000 روبل، على التوالي.

مهنة السكرتير

ليس هناك الكثير من الآفاق في مهنة سكرتيرة. يمكنك التطوير على طول الخطوط المقابلة لنوعي هؤلاء العمال. يمكن لموظف الاستقبال التقدم إلى مدير مكتب، وتوسيع وظائفه الإدارية في المكتب. يمكن أن يصبح السكرتير المساعد مساعدًا شخصيًا للمدير. يحدث أن يكون لدى مساعد المدير طموحات معينة ويهدف إلى أن يحل محل رئيسه. مهما كان الأمر، لا يجب أن تتحدث عن خططك وتوضح للجميع أنك لن تبقى هنا لفترة طويلة. إذا كنت لا تستطيع قبول حقيقة أن شخصيتك لا تزال في الظل، فمن الأفضل عدم القيام بأعمال السكرتارية، ولكن البحث عن شيء يعجبك.

عادة لا تكون مهنة السكرتارية هدفًا للتطوير المهني للشخص وتكون بمثابة منصب مؤقت في منطقة أو شركة معينة. بطريقة أو بأخرى، يجب على السكرتير الخوض في الفروق الدقيقة في أنشطة الشركة، لذلك اختر المجالات التي ستكون مهتما بها.

نتيجة لعمل السكرتارية، يمكنك اكتساب المهارات والمعرفة في مجال عمل الشركة. يمكن أن تكون هذه بداية جيدة للعمل كمتخصص أو مدير، لأن السكرتير، مثل أي شخص آخر، يعرف الأعمال الداخلية الكاملة لشركته جيدًا.

2.3. ما ينبغي للسكرتير وما يمكن أن يفعله

ما يجب أن يعرفه السكرتير ويكون قادرًا على فعله موضح في وصف المؤهلات.

خصائص التأهيل- هذه وثيقة معيارية تحدد ما يجب أن يفعله موظف معين في وظيفته، وما يجب أن يعرفه ويكون قادرًا على فعله من أجل ذلك، وما ينبغي أن يكون مستوى تدريبه.

مسؤوليات الوظيفة (يجب أن يكون السكرتير قادرًا على ذلك)أداء الوظائف الفنية لدعم وصيانة عمل رئيس المؤسسة (أو القسم)، والمساعدة في تخطيط يوم عمل المدير. تلقي المعلومات اللازمة للمدير من الإدارات أو فناني الأداء، واستدعاء الموظفين بناء على تعليماته. تنظيم المحادثات الهاتفية للمدير واستقبال وإرسال الرسائل الهاتفية وتسجيل الرسائل الواردة في حالة غيابه وعرض محتوياتها على المدير. تنظيم الرحلات ورحلات العمل للمدير. القيام بأعمال إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان وجدول أعمال الاجتماع أو الاجتماع، وتسجيلها)، وحفظ المحاضر وتحريرها. تزويد مكان عمل المدير باللوازم المكتبية، والمعدات التنظيمية، وتهيئة الظروف الملائمة لعمله الفعال. إرسال واستقبال المعلومات عبر أجهزة الاتصال الداخلي، وطباعة المواد المختلفة بسرعة حسب توجيهات المدير. القيام بأعمال التوثيق وقبول المراسلات الموجهة إلى المدير وتنظيمها وفقًا للإجراء المعتمد في المؤسسة ونقلها بعد النظر فيها إلى رؤساء الأقسام أو فناني الأداء المحددين لاستخدامها في عملية عملهم أو لإعداد الرد . تقديم خدمات المعلومات للمدير والموظفين (شفهية، وثائقية، تجميع المراجعات الصحفية، توفير نسخ من المقالات المثيرة للاهتمام). مراقبة مواعيد استكمال تعليمات المدير بشأن الطلبات الشخصية المقدمة من المواطنين. تنظيم استقبال الزوار مع إظهار اللباقة والاهتمام بهم، وتسهيل النظر السريع في طلبات واقتراحات الموظفين، وصياغة الملفات وفقا للتسميات المعتمدة للملفات، والتأكد من سلامتها وتقديمها إلى الأرشيف ضمن الإطار الزمني المحدد . إنشاء واستخدام قواعد البيانات (بما في ذلك معلومات الإنترنت).

يجب أن يعرف السكرتير:أنشطة الشركة والمسؤوليات الوظيفية والكفاءات للموظفين؛ الأنظمة والتعليمات الخاصة بدعم التوثيق؛ الآلة الكاتبة. العمل على جهاز كمبيوتر شخصي، ومحررات الكمبيوتر الحديثة (Word، Excel، إلخ)؛ قواعد الإملاء وعلامات الترقيم. ترتيب ترتيب المواد عند طباعة المستندات المختلفة؛ قواعد تشغيل المعدات المكتبية (أجهزة الفاكس، ومقسمات الهاتف الأوتوماتيكية الصغيرة، وآلات التصوير، ومسجلات الصوت، ومسجلات الأشرطة)؛ قواعد لاستخدام الاتصال الداخلي. معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري؛ لوائح العمل الداخلية؛ أساسيات التنظيم العلمي لعمل السكرتارية. علم النفس البشري وقوانين التواصل الفعال. آداب المكتب؛ قواعد وأنظمة حماية العمال والسلامة والصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق؛ اللغة الأجنبية للعملاء والشركاء؛ قانون العمل في الاتحاد الروسي.

لتطوير وتحديد خصائص التأهيل في المؤسسات (الشركات)، يتم تطوير الأوصاف الوظيفية.

الوصف الوظيفي هو الوثيقة التنظيمية والقانونية الرئيسية التي تنظم أنشطة السكرتير وتحدد حقوقه ومنصبه في المنظمة وطبيعة عمله. يعتمد السكرتير على هذه الوثيقة في علاقاته مع الموظفين. ما هو مكتوب في الوصف الوظيفي، ثم يطرح السؤال، ما هي الحقوق الممنوحة فيه، تلك هي تلك التي يتمتع بها السكرتير.

الوصف الوظيفي للسكرتير هو وثيقة فردية، حيث أن منصب السكرتير له العديد من التدرجات. في منظمة صغيرة (أو شركة) سيكون هناك سكرتير واحد فقط (سكرتير مرجعي). في المنظمات الأكبر، قد يكون للمدير ونوابه أمناء في كل وحدة هيكلية. هناك أمناء للمجلس، وأمناء علميون للمجالس العلمية، وما إلى ذلك. يقوم كل سكرتير دائمًا، بناءً على حجم وخصائص أنشطة المنظمة، ومتطلبات المدير وثقته في السكرتير، بتطوير نطاق مسؤولياته وحقوقه الخاصة مجموعات مختلفة من أنواع العمل الإبداعية والمنطقية والتقنية. في الوقت نفسه، هناك مجموعة قياسية من عمليات الإدارة لخدمات المستندات وغير المستندات التي يتم تنفيذها من قبل جميع الأمناء. بالإضافة إلى ذلك، فإن خصوصية وتعقيد الوصف الوظيفي للسكرتير يرجع إلى تنوع أنشطته. لذلك لا يمكن الحديث عن أي معيار واحد للوصف الوظيفي للسكرتير (السكرتير المرجعي).

ومع ذلك، مثل أي وصف وظيفي، هناك متطلبات عامة لذلك. بادئ ذي بدء، يحتوي على بنية موحدة للنص مثبتة بالفعل، وهي الأقسام:

1. أحكام عامة.

2) الوظائف؛

3) مسؤوليات الوظيفة.

5) المسؤولية؛

6) العلاقات.

7) الاتصالات حسب الموقف.

ويمكن إضافة قسم "تقييم العمل"، وفي السنوات الأخيرة ظهر قسم "تنظيم العمل (الروتين اليومي)" بشكل متزايد.

ويحتوي قسم "الأحكام العامة" على الاسم الدقيق للوظيفة وفقا لجدول التوظيف، والمكان في نظام الإدارة، أي اسم الوحدة الهيكلية والتبعية، وإجراءات التعيين والفصل وإجراءات الاستبدال. في المنظمات الكبيرة التي لديها خدمة مؤسسة تعليمية ما قبل المدرسة، يتمتع السكرتير بتبعية مزدوجة - مباشرة إلى المشرف عليه وإلى رئيس خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة. يتم تعيين الأمناء وفصلهم بأمر من الرئيس (في منظمة كبيرة - بناءً على اقتراح رئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة). ويحدد هذا القسم أيضًا متطلبات التدريب المهني والخبرة العملية. اليوم تغير الموقف تجاه السكرتير ومتطلباته بشكل كبير. تبحث الشركات عن سكرتير حاصل على تعليم متخصص عالي أو ثانوي، يعرف لغة أجنبية ويجيد استخدام الكمبيوتر. على نحو متزايد، يُطلب من السكرتير، وكذلك في الخارج، معرفة لغة أجنبية واحدة، بل لغتين أو أكثر، حيث أن الشركات لديها اتصالات عديدة مع شركاء أجانب، ويتواصل السكرتير معهم. كما يحتوي أيضًا على تعليمات حول الوثائق التشريعية والتنظيمية والمعيارية والمنهجية والتنظيمية والإدارية الرئيسية التي توجه السكرتير في عمله.

يسرد قسم "الوظائف" مجالات النشاط الرئيسية للسكرتير (مساعد السكرتير)، على سبيل المثال: دعم المعلومات والتوثيق للمدير، الدعم التنظيمي لعمل المدير، المشاركة في إعداد المعارض والعروض التقديمية، إلخ.

يسرد قسم "مسؤوليات الوظيفة" جميع أنواع العمل والعمليات والتقنيات المستخدمة في تنفيذها. ويسرد العمل الذي يؤديه السكرتير في تسلسل منطقي. تنقسم جميع أنواع العمل إلى عمليات تشير إلى تقنية التنفيذ. على سبيل المثال، تنقسم وظيفة "دعم المعلومات والتوثيق" إلى قسمين: التوثيق والعمل مع المستندات. ويتضمن التوثيق بدوره إعداد الرسائل (رسائل الدعوة، رسائل التذكير، وما إلى ذلك)، والبرقيات، وما إلى ذلك، بناءً على تعليمات مدير المشروع؛ كتابة مستندات المدير على جهاز الكمبيوتر؛ التحقق من صحة المستندات عند تقديمها إلى المدير للتوقيع (التأشيرات، وتوافر وصحة التفاصيل وفقا لمتطلبات المعيار، وما إلى ذلك)؛ عمل نسخ من المستندات والتصديق عليها، وما إلى ذلك. يتضمن العمل مع المستندات استلام المستندات الواردة (يتم تحديد ساعات العمل، على سبيل المثال: الساعة 09 و16 ساعة)، واستقبال الفاكس والبريد الإلكتروني (خلال النهار)؛ المعالجة الأولية للمستندات المستلمة وفقًا لمتطلبات تعليمات إدارة المكتب؛ المراجعة الأولية للوثائق (إذا عُهد بها إلى السكرتير)؛ تسجيل الوثائق وفقا للقواعد المقررة في المنظمة؛ تقرير المستندات إلى المدير ، إلخ.

ربما يكون قسم "الحقوق" هو ​​الأكثر أهمية. ويؤكد على مكانة السكرتير في نظام الإدارة وأهميته ومكانته في المنظمة. ومن خلال الحقوق تظهر الصلاحيات التي يفوضها المدير للأمين ودرجة استقلاليته. يسمح هذا القسم للسكرتير بتحرير وقت المدير لحل المهام الإستراتيجية والتكتيكية الأساسية.

وهذا القسم من الوصف الوظيفي هو الذي يمنح السكرتير (السكرتير المرجعي) صلاحيات أكبر أو أقل ويحدد درجة قدراته.

تم إعداد قسم "المسؤولية" بما يتوافق تمامًا مع القانون.

يعد قسم "العلاقات (الاتصالات حسب المنصب)" أيضًا مهمًا جدًا لتنظيم عمل أي موظف في جهاز الإدارة، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى التنفيذ النشط للأنظمة الآلية التي تتطلب إشارة مفصلة إلى المعلومات التي وبأي شكل، لمن تنتقل ومن يتم استلامها.

في السنوات الأخيرة، ظهر قسم "تقييم الوظائف" في كثير من الأحيان في التوصيف الوظيفي. وعادة ما تحدد معايير توقيت العمل وجودته، على سبيل المثال: غياب الشكاوى والمطالبات والانتقادات؛ عدم وجود أخطاء في المستندات؛ الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ تعليمات الإدارة، وما إلى ذلك.

كقاعدة عامة، ينتهي الوصف الوظيفي بإشارة إلى الإجراء الخاص بمراجعته. قد تكون شروط مراجعة الوصف الوظيفي هي التغييرات في هيكل المنظمة، مما يؤدي إلى إعادة توزيع مسؤوليات الموظفين، أو تغيير في أنواع العمل الذي يؤديه السكرتير، أو إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر. ولكن في كثير من الأحيان يشيرون إلى فترة المراجعة الإلزامية أو إعادة الموافقة على التعليمات (3 سنوات أو 5 سنوات).

هناك قسم اختياري هو "تنظيم العمل"، ولكنه أصبح شائعًا جدًا مؤخرًا وأصبح أكثر شيوعًا. يوفر روتينًا يوميًا تقريبيًا لعمل السكرتير. قد يبدو مثل هذا.

النصف الأول من يوم العمل:

1) تعال إلى العمل قبل 10 دقائق من المدير من أجل التحقق من حالة مكان العمل (لك وللمدير)، أو ترتيب نفسك، أو وضع أو توضيح خطة لليوم التالي؛

2) تحديد المستندات والملفات اللازمة وفقًا للخطة؛

3) تلقي المراسلات، والتعرف على المحتويات، وتخصيص المستندات التي تتطلب قرار الأولوية من المدير؛

4) نقل البرقيات والفاكسات والرسائل الهاتفية العاجلة إلى المدير على الفور؛

5) بالنسبة للمستندات المتبقية، قم بإعداد خيارات للإجابات أو الحلول المحتملة، وتوزيعها على المنفذين؛

6) عرض المراجعات والتقارير والدعوات وما إلى ذلك؛ تسجيل تواريخ وأوقات جميع الأحداث في مذكرات التقويم الخاص بك؛

7) الاحتفاظ بالوثائق اللازمة للمعلومات الحالية والعمل المرجعي؛

8) إبلاغ المدير بالمراسلات المستلمة؛

9) توضيح محتوى الأحداث المخطط لها في اليوم الحالي مع المدير؛

10) نقل تعليمات المدير إلى المنفذين المعنيين هاتفياً وشخصياً وتذكيرهم بانتهاء المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات.

النصف الثاني من اليوم:

1) جمع وإعداد الوثائق المنفذة للتوقيع؛

2) إبلاغ المدير بالمستندات المنفذة، وأخذ المستندات التي تمت معالجتها من قبله من المدير؛

3) معالجة وإرسال المستندات الصادرة؛

4) جدولة الأنشطة لليوم التالي.

ويتم طوال يوم العمل ما يلي:

أ) العمل مع الزوار والمحادثات الهاتفية؛

ب) حفظ المستندات المنفذة في الملفات؛

ج) أداء العمل على جهاز كمبيوتر؛

د) تنظيم نسخ المستندات طبقاً لتعليمات المدير.

نهاية يوم العمل:

1) مراجعة يومياتك وإبلاغ الإدارات ذات الصلة بضرورة الاستعداد لأحداث معينة؛

2) إذا بقي المدير في العمل بعد نهاية يوم العمل، فمن الضروري تزويده بجميع المعلومات والمواد اللازمة؛

3) قم بترتيب مكان عملك، وإزالة المستندات، وقفل الخزنة وجميع خزائن الملفات، وإيقاف تشغيل المعدات الإلكترونية والتقنية من الشبكة.

يعد الوصف الوظيفي جزءًا لا يتجزأ من مجموعة المستندات الكاملة اللازمة لتنظيم عمل جهاز الإدارة.

نصيحة.نظم يوم عملك حتى تتمكن من إنجاز كل شيء وتكون مفيدًا للجميع. كرّس نفسك لعملك، لكن لا تنس أن هناك قضايا خارج نطاق اختصاصك. لذا افعل فقط ما عليك فعله.

ليتم تلخيصه:وتجدر الإشارة مرة أخرى إلى أن الوصف الوظيفي للسكرتير هو وثيقة فردية، حيث أن منصب السكرتير له العديد من التدرجات. يقوم كل سكرتير، بناءً على حجم وتفاصيل أنشطة المنظمة، ومتطلبات المدير وثقته بالسكرتير، بتطوير نطاق مسؤولياته وحقوقه، ومجموعات مختلفة من أنواع العمل الإبداعية والمنطقية والتقنية.

عادة ما يعتبر كبير المهندسين في المؤسسة اليد اليمنى للمدير، ونائب التجارة هو اليد اليسرى، ولكن عندما يغيب السكرتير، لا يكون للمدير أي يد على الإطلاق.

مفهوم الآداب هو إجراء ثابت لمراقبة قواعد سلوك معينة. تعتبر مبادئ آداب العمل أهم جانب في السلوك المهني. ملامح آداب اللفظ وثقافة الكلام وقواعد التفاوض. آداب الهاتف.

ملخص جامعة ولاية تيومين حول الموضوع: أسلوب وتصميم الوثائق الرسمية مكتمل بواسطة محتويات تيومين-1998. محتوى. 2 استخدام الطوابع 3

الأسس الأخلاقية للخدمة في هيئات الشؤون الداخلية، وحماية الإنسان وحياته وصحته وشرفه وكرامته الشخصية، والحقوق والحريات غير القابلة للتصرف. الأنشطة الرسمية لضابط الشرطة أهداف أخلاقية تهدف إلى حماية مصالح المواطنين.

القواعد الأساسية لإجراء المفاوضات الهاتفية وتقنيات ترشيد الاتصال الهاتفي. توصيات للتواصل والمحادثة التجارية الناجحة. خمسة عشر حكمًا وقواعد لإجراء المحادثات الهاتفية وتفاصيل إدارة الأعمال.

الأخلاقيات والخصائص السلوكية للمدير عند تعيين الموظفين وعند فصلهم. المقابلة باعتبارها واحدة من الطرق الأكثر شيوعا لاختيار الموظفين، وأنواعها. الأسئلة الرئيسية التي يتم حلها خلال مقابلة الموظفين.

التعرف على مفهوم الصورة وتصميم المكاتب، وأخلاقيات رجل الأعمال الحديث. الأعمال الحديثة. أنماط السلوك في العمل وفي الحياة اليومية. الشغل الشاغل لرجل الأعمال هو تصميم مكتبه. - غرفة خاصة لاستقبال الزوار .

أنشطة نظام قواعد الأخلاقيات للمحاسبين والمراجعين المهنيين. معايير السلوك للعاملين في مجال المحاسبة. مهنة المحاسبة وأخلاقيات المهنة. الإلتزام بالمعايير الأخلاقية للسلوك المهني. موضوعية المراجع.

قواعد لبناء محادثة تجارية. أنواع مكتوبة من الاتصالات التجارية. التصنيف والتخطيط للاجتماعات. أنواع مجردة من المحاورين. مراحل ومراحل الاتصال التجاري. تقنية المحادثة الهاتفية. المعايير الأخلاقية للمحادثة الهاتفية.

آداب التواصل الكلامي. المبدأ الأخلاقي الرئيسي للتواصل اللفظي. أخلاقيات العمل والخطاب الإداري. وسائل التعبير عن خطاب الأعمال. الوظائف الرئيسية للنمط الفرعي الإداري: إعلامية ومبنية على المحتوى وتنظيمية وتنظيمية.

تصنيف الوسائل التقنية. الوسائل التقنية المستخدمة في الإدارة والأعمال المكتبية. أدوات لرسم الوثائق. آلات الكتابة المحمولة والمدمجة والمكتبية، معدات التسجيل الصوتي، آلات الكتابة الإلكترونية.

دراسة قواعد سلوك رجل الأعمال: في الشارع، عند مدخل مباني المكتب، في المصعد وفي المصعد، في منطقة الاستقبال وفي مكتب الرئيس. علاقات العمل من نوع "المدير والسكرتير". قواعد عقد الاجتماع وأخلاقيات المحادثات الهاتفية.

مميزات تقنيات البروتوكول في العلاقات التجارية. السمات المميزة لحفلات الاستقبال النهارية والمسائية والكوكتيلات والبوفيهات. بطاقات العمل وقواعد استخدامها. آداب المراسلات الرسمية. إجراء المفاوضات باستخدام وسائل الاتصال.

مهارات الاتصال الهاتفي كأحد أهم جوانب خلق صورة إيجابية للشركة. آداب التعامل مع الهاتف في العمل. تركيب الأنظمة المحوسبة – “السكرتارية الإلكترونية”. قواعد التواصل عبر الهاتف والشغب الهاتفي.

ملامح صورة القائد. ما عليك أن تكون قادرًا على القيام به لتصبح قائدًا في الإدارة. تخطيط الموظفين: عامل الفصل. تصنيف القرارات الإدارية. قرار الإدارة هو اختيار البديل.